GTC 185
GTC 185.
-
usar
tratamiento respetuoso y cortés;
-
redactar en
primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;
CIRCULARES.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN.
CERTIFICADOS.
CARACTERÍSTICAS
DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN.
DOCUMENTOS:
CARTA 1
CARTA 2
CARTA 3
CARTAS.
La expedición de cartas u oficios está a cargo de
funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el
cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios
externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.
Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios
internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y
pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su
identificación, descripción o aclaración dentro del texto. Véase el numeral 4.5.8.1.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN.
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a
su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
-
tratar un
solo tema por comunicación;
-
redactar en
forma clara, precisa, concreta y concisa;
-
emplear
estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
-
utilizar los
formatos normalizados en los manuales de cada organización, y distribuir
el texto de acuerdo con su extensión.
MEMORANDOS.
Son comunicaciones escritas que se utilizan para
trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN.
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
utilizar los
formatos normalizados en los manuales de cada
organización;
-
redactar en
forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera
persona del plural;
-
distribuir el
texto de acuerdo con su extensión, y
-
tratar
preferiblemente un solo tema por memorando.
CIRCULARES.
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto,
dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN.
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de
carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para
informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa
para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre
otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
tratar un solo tema;
-
iniciar y
finalizar el texto con una frase de cortesía;
- redactar en
forma clara, precisa, concreta y concisa;
-
usar un
tratamiento respetuoso y cortés;
-
emplear un
estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
-
utilizar los
formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organización, y distribuir el
texto de acuerdo con su extensión.
ACTAS.
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico
desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características
específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la
legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con
membrete.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN.
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe
aclarar si el carácter de la reunión es
ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o
situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto
las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe
iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico;
tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con
énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún
participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a
favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los
resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una
moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando
sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con
su nombre completo.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS.
CERTIFICADOS.
El certificado es un documento de carácter
probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un
hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para
la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro
notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
- calificaciones
obtenidas dentro de períodos académicos;
-
registro
civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y
-
becas,
donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos
de identidad, entre otros.
CONSTANCIAS.
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
-
tiempo de servicio,
-
experiencia,
-
salarios u honorarios,
-
clases de trabajo,
-
jornada laboral,
-
cumplimiento de comisiones y
-
comportamiento
del trabajador, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN.
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a
conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a)
redactar en
forma clara, precisa, concreta y concisa;
b)
usar un
tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;
c)
emplear un
estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
d)
utilizar los
formatos establecidos en cada organización;
INFORMES.
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las
normas internas de la organización.
NOTA Esta
disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.
Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar
los informes administrativos, ya sea que se envíen por intranet o correo
electrónico.
CARACTERÍSTICAS
DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN.
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- tratar un
solo tema por informe;
- redactar en
forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar
tratamiento respetuoso y cortés;
- redactar en
forma impersonal (se proyecta, se estudió);
- utilizar los
formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización; disponer el
orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y elegir el
lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
MENSAJES ELECTRÓNICOS.
El mensaje electrónico es un sistema que permite
intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a
través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como
cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario
para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en
cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos. Para más
información, véase el Anexo B (Informativo).
Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se
presentan las siguientes sugerencias.
Se recomienda a las organizaciones que disponen de
Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su utilización y
asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el
manejo de correo tanto masivo como institucional.
DOCUMENTOS:
CARTA 1
CARTA 2
CARTA 3
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